Kontrola zásob - co to je a proč je tak důležitá?
Řízení zásob je proces prováděný pomocí dostupných logistických technik a procesů, jehož cílem je sledování a řízení zásob ve skladu, což je zásadní prvek hladkého fungování dodavatelského řetězce a poskytuje záruku dostupnosti výrobků v očekávaném množství, na daném místě a v daném čase.
Jedná se o klíčový prvek udržitelného řízení celého skladového hospodářství, protože díky detailní znalosti množství a druhů skladovaného sortimentu zlepšuje průběh skladových operací a v důsledku toho i činnost celé firmy. Bez ohledu na to, zda specifický charakter konkrétního skladu vyžaduje pravidelné sledování zásob (to se týká především firem, které provádějí výrobní procesy, nakládají s často obměňovanými výrobky nebo vratkami od zákazníků), nebo zda postačí periodická kontrola, je tato fáze skladových operací nezbytná pro jeho bezproblémové fungování a umožňuje zvýšit ziskovost firmy.
Klíčem k efektivnímu fungování skladu je vyvážení přijatého a vydaného zboží.
Minimalizace nákladů na údržbu a zároveň maximalizace zisku plynoucího z efektivní služby je cílem každé společnosti. Nejinak je tomu u společností zabývajících se skladovou logistikou. Je to tím snazší, čím optimálnější je velikost objednávky a čím efektivněji lze zajistit správnou skladovou bilanci. Jejich nedostatečné/nadměrné zásoby nejen narušují plynulý chod skladu, ale navíc vystavují výrobce nebo dodavatele reklamacím ze strany zákazníků. Ani nadbytek však není výhodný: znamená zvýšení nákladů na skladování a zejména v případě výrobků s krátkou dobou trvanlivosti vytváří riziko prošlé trvanlivosti nebo ztráty kvality. Aby se těmto rizikům předešlo, stanovují sklady úroveň tzv. minimálních zásob a bod objednání, tj. dobu, kdy je třeba učinit objednávku na doplnění zásob. Tímto způsobem zajišťují rovnováhu mezi přijatými a vydanými položkami a určují úroveň jejich dostupnosti.
Proces řízení zásob
Tento proces může probíhat ručně nebo pomocí více či méně sofistikované automatizace. V prvním případě je tento úkol prováděn operátory, kteří porovnávají - položku po položce - shodu zásob ve skladu s katalogizovaným seznamem výrobků a ručně ji zaznamenávají do dokumentace. Vzhledem k riziku chyb je tato metoda prakticky nevhodná pro velké podniky s velkým množstvím zásob a vysokou mírou obratu. Mezistupněm mohou být tabulky (např. Excel), které se používají k sestavení seznamu položek skladových zásob. Oproti listu papíru jsou totiž vybaveny speciálními šablonami pro řízení zásob a umožňují přímé získávání dat ze čteček čárových kódů. Stále však neeliminují riziko chyb, protože zadávání údajů se rovněž provádí ručně. Nejspolehlivější způsob kontroly zásob poskytuje systém WSM, který řídí sortiment plně automatizovaně, urychluje kontrolu zásob a zároveň eliminuje chyby. Software zaznamenává veškeré přijaté a vydané zboží, čímž zaručuje komplexní a bezpečnou kontrolu procesů prováděných ve skladu. Díky automatizaci procesu se poměr IRA (Inventory Record Accurancy, tj. shoda mezi údaji v systému a skutečným stavem zásob) blíží dokonalosti.
Kdy a kdo by měl inventury provádět?
Četnost inventur závisí na několika faktorech, včetně velikosti skladu a počtu skladovaných SKU a také na počtu operátorů. Může být periodická (prováděná v rovnoměrných intervalech, podle plánu - např. každé čtvrtletí, půl roku nebo rok), částečná nebo trvalá. Jako nejoptimálnější řešení se jeví poslední z výše uvedených možností (permanentní inventarizace), neboť aktualizace zboží probíhá v reálném čase díky průběžné evidenci všech toků (jak přijatého a vydaného zboží, tak i interní dopravy). Vyžaduje však zapojení automatického systému WMS, takže permanentní inventura je doménou velkých skladů, u nichž přínosy z hlediska snížení logistických nákladů a eliminace chyb ve skladových operacích převažují nad (značnými) náklady na instalaci systému WMS. V případě menších provozoven přicházejí v úvahu další dvě metody, z nichž zejména dílčí inventura (která spočívá v častějším počítání určitých skladových položek než jiných s ohledem na jejich společné vlastnosti nebo míru obměny) se jeví jako méně časově a energeticky náročná a přesnější než periodická inventura, která může v pravidelných intervalech narušovat skladové operace. Důležité je také určit osoby odpovědné za inventarizaci, protože absence přísné hierarchie a provádění úkolů různými odděleními činí tento proces neefektivním. Odborníci doporučují, aby se o ni staralo jedno oddělení kontroly zásob, jehož úkolem je kontrolovat výrobky od jejich dodání až po okamžik výdeje.
Fyzická nebo účetní inventura?
Každá z nich má své vlastní charakteristiky. Fyzická inventura spočívá v kontrole skutečného souladu mezi druhem a počtem zboží uloženého ve skladu a jeho zápisem do systému. Pokud jsou zjištěny rozdíly, lze se pokusit odhalit příčinu (krádež, chyba při vychystávání atd.) a zavést nápravná opatření. Účetní inventura slouží k zobrazení peněžní hodnoty skladovaného sortimentu, aby bylo možné zjistit, zda hodnota přijatého zboží souhlasí s hodnotou zboží vydaného. Doporučuje se, aby účetní inventuře předcházela fyzická kontrola - informace o skutečném počtu zboží umožní přiřadit mu peněžní hodnotu.
Shrnutí
Kontrola zásob je jednou z klíčových činností pro efektivní a ziskový podnik. Umožňuje totiž organizovat doplňování zásob, vhodně využívat skladové zdroje, efektivně připravovat objednávky nebo plynule reagovat na měnící se poptávku. Zlepšení efektivity v těchto oblastech také pomáhá zlepšit a posílit image podniku.
Autor příspěvku: Mgr:
Related News
