KPI: klíč k výkonnosti

Klíčové ukazatele výkonnosti ("KPI") jsou logistické údaje pro průběžné sledování, kontrolu a analýzu a/nebo optimalizaci logistických procesů, případně celého dodavatelského řetězce. Umožňují také měřitelným způsobem určit, zda společnost (nebo konkrétní jednotky) efektivně realizuje svou strategii. Ověřování KPI odděleními nákupu, skladování, zásobování, logistiky a dopravy umožňuje udržovat náklady na výše uvedené operace na co nejnižší úrovni - ovšem bez ohrožení vysoké výkonnosti.

Definice klíčových ukazatelů výkonnosti se proto může zdát velmi obecná a obsáhlá, což je však do značné míry dáno jejich velmi širokým uplatněním. Klíčové ukazatele výkonnosti jsou užitečné v mnoha podnikatelských prostředích, kde se používají k přijímání strategických rozhodnutí (ve firmách nebo korporacích), k analýze účelnosti investic, ke stanovení návratnosti investic a k hodnocení rizik. Rozsah klíčových ukazatelů výkonnosti je velmi široký a úzce souvisí s konkrétní prací dané společnosti, oddělení nebo zaměstnance. Prvním úkolem při zavádění klíčových ukazatelů výkonnosti do pracovního prostředí by tedy měl být výběr správných ukazatelů (který se může velmi lišit u obchodního týmu - zde může být klíčovým KPI počet nově získaných zákazníků - od oddělení nákupu nebo řízení lidských zdrojů).

Jak vybírat KPI?

Má-li mít kontrola klíčových ukazatelů výkonnosti zamýšlený efekt, měly by být vybírány podle určitých zásad. Zde jsou některé z nich:

• neměly by se omezovat pouze na finanční ukazatele;
• hodnoty ukazatelů by měly být vyjádřeny v konkrétních číslech a jejich hodnocení by mělo být prováděno relativně;
• ukazatel používaný v několika oblastech, které se od sebe liší, by měl definovat stejný parametr;
• ukazatele musí poskytovat údaje rychle a jednoduše; příliš vysoká úroveň přesnosti nepřiměřeně prodlužuje dobu potřebnou k jejich získání;
• ukazatele by měly být trvalé, aby je bylo možné průběžně měřit;
• ukazatele musí být jednoduché na výpočet;
• prezentace výsledků by měla zohledňovat potřeby a chápání publika.

KPI ve skladu

Jak vidíte, KPI jsou říční téma, takže abychom si ho trochu zjednodušili, zaměříme se na příklad prostředí, které plně využívá výhod KPI: sklad. Vzhledem k obrovskému počtu operací, které jeho zaměstnanci provádějí a které se počítají na stovky či tisíce (v závislosti na rozloze skladu a počtu SKU) a které se skládají z příjmu zboží, jeho umístění, vychystání a expedice, může být rozsah potenciálních přínosů dosažených prostřednictvím KPI velmi vysoký. KPI se obvykle měří podle čtyř typů cílů: času, nákladů, produktivity a kvality služeb. Obvykle se používají ke kontrole takových otázek, jako je procento využití skladové plochy, rychlost vykládky a nakládky zboží, rychlost vychystávání a přípravy zboží k expedici spotřebiteli, počet chyb při plnění objednávek, přesnost přípravy skladové dokumentace atd.

Pro moderní podnik je kontrola klíčových ukazatelů výkonnosti nezbytnou součástí racionálního využívání zdrojů a dosahování strategických cílů. Umožňuje totiž mimo jiné: vyhodnocovat efektivitu práce a jejich souvislost se systémem odměňování zaměstnanců, stanovit maximální objem operací pro jednotlivá oddělení (na denní, měsíční a roční bázi), stanovit maximální přípustný počet chyb pro daný proces, rozvíjet hodinovou produktivitu oddělení a vytvářet taktické cíle (průběh procesu a typ projektu) a jejich plnění. Mezi příklady KPI běžně sledovaných ve skladu patří: průměrná úroveň zásob, míra využití skladových prostor, obrat zásob (míra obratu, tj. jak často zboží opouští sklad), investiční náklady, počet úkonů nebo přesnost vychystávání.

Klíčové ukazatele výkonnosti pomáhají kontrolovat tyto procesy na denní bázi a mohou také upozornit na výskyt náhlých změn vyžadujících rychlou reakci. Například: umožňují zaznamenat rychlý nárůst objednávek k dokončení a expedici a signalizují potřebu jednat, když se v určité oblasti vyskytne problém (například v důsledku přebytku nebo nedostatku objednávek k dokončení).

Užitečný nástroj: WMS

Není pochyb o tom, že každý podnikatel chce, aby jeho podnik fungoval efektivně a účelně. Neocenitelnou pomoc v tomto ohledu poskytují moderní technologie, zejména systém WMS, který se v posledních letech stal velmi oblíbeným a na mnoha pracovištích prakticky nepostradatelným. Není jediným nástrojem pro sledování výkonnosti skladu, ale rozhodně patří k nejvhodnějším a nejrozšířenějším na trhu skladové logistiky, protože umožňuje rozprostřít kontrolu nad všemi procesy a daty z jedné úrovně služeb.

WMS je počítačový systém řízení skladu, který pomáhá automatizovat všechny skladové procesy a analyzovat jejich výkonnost v reálném čase a poskytuje aktuální údaje o zásobách ve skladu, jejich původu, přesném umístění a přepravních cestách. Systém WMS může také určovat výkonnost zaměstnanců tím, že jim přiděluje úkoly a cíle. Umožňuje také efektivně řídit jejich práci, stavy zásob, výkazy atd. Zavedení tohoto systému je vhodné, pokud se ze skladu expeduje alespoň 20 zásilek denně, takže toto řešení je vhodné jak pro velké, tak pro malé firmy. Aby systém fungoval, musí být zboží vybaveno senzory a/nebo čárovými kódy, které slouží k identifikaci zboží. Do systému se také zadávají údaje o práci jednotlivých zaměstnanců. To vše umožňuje optimální sledování klíčových ukazatelů výkonnosti ve skladu.

Omezení KPI

Navzdory mnoha výhodám, které používání klíčových ukazatelů výkonnosti přináší, nejsou tyto ukazatele spolehlivým nástrojem bez omezení. Jejich nedokonalost však není způsobena chybami v samotné metodě, ale nevhodným používáním. Jejich slabiny se projevují zejména v následujících situacích: pokud byly vybrány nevhodné KPI pro dané potřeby, takže pozornost kontrolorů je zaměřena na nepodstatné aspekty a vede k neefektivnímu řízení; úroveň sledování ukazatelů je nedostatečná; interpretace získaných údajů je prováděna nevhodným způsobem, což vede k nesprávným závěrům a následně k chybným rozhodnutím; ukazatele nejsou dostatečně přesné; přístup k nim pro osoby odpovědné za vyvozování závěrů je omezený.

Autor záznamu:

Monika Sojka - marketingový specialista